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甘肃工作圈职场萌新必看~!这些邮件和微信的职场沟通礼仪,你get了吗?

来源:网络 时间:2020-08-01 作者:yunwei 浏览量:

甘肃工作圈了解到:很多职场新人初入职场,对于很多沟通礼仪都不是很了解。

甚至有一件事情要询问同事,都在纠结是要用微信问还是用邮件问。

今天我们就来聊聊邮件和微信的职场沟通礼仪。

邮件沟通注意事项

注意区分“收件人”和“抄送人”

发邮件时,收件人和抄送人都能收到邮件,都是邮件的发送对象,但两者的含义是不同的。

收件人是邮件最主要的发送对象,是需要详细阅读邮件内容并相应作出回复或者采取行动的;

而抄送人是邮件内容可能涉及到的对象或者需要告知的对象,并不需要作出回复。

如果收件人和抄送人随意不分的话,有可能导致收件方对邮件内容的重要程度产生误判,延误工作。

主题明晰

邮件主题是收件方对邮件内容的作出第一判断的依据,好的主题有利于引起收件人的注意,也方便日后的检索。

简洁性、概括性是写邮件主题的重要原则,例如“7月工作总结-xxx”。

切忌把主题空着不写,但也不要过于冗长,不要偏离邮件内容想表达的中心思想。

可以适当采用日常工作中经常使用的或者具有记忆性的词语,这样以后想要查找邮件的时候容易找到。

附件标注清晰

首先是附件标题要是对附件内容的概括,不要以自己能理解为原则,而要以收件人能一眼理解为原则。

在正文中最好提及附件并对内容做一个简单介绍,一来提醒收件人注意附件内容,二来方便收件人根据需求来对应下载。

另外,附件最好采用办公常用的格式,如word、excel等,避免收件人打不开或者还需要另外下载阅读器才可以打开的情况,降低对方工作效率,造成不必要的麻烦。

注意语言正式性和信息的准确性

邮件沟通相比微信而言更加具有办公性和正式性,“您”、“请”等敬语更适用于邮件。

邮件也不像微信聊天那么具有即时性,出了错发个消息对方马上就能很方便地看到,如果在邮件中出现了错误,首先自己没有那么容易察觉,其次想要纠正错误没有微信方便,所以在邮件发出前最好检查一下邮件的内容有没有错误或者容易造成歧义的地方。

注意区分“回复”和“全部回复”

收到邮件需要回复时,千万要注意了,“回复”是单单回复给这封邮件的发件人,而“全部回复”是回复给这份邮件所涉及到的全部对象,包括发件人、抄送人和其他收件人。

菌菌还记得某天点开邮箱发现突然有好多未读邮件,原来都是职场萌新们点错成了全部回复,作为原收件人之一的菌菌就收到十几封与自己无关的邮件。

假如你只需要回复给收件人,而点了全部回复,若内容不涉及工作隐私还好,只是给其他收件人造成了小麻烦,若是需要保密的内容,那就很难处理了。

设置邮件签名

职前菌观察了一下收到的工作邮件,大部分都会带有签名,

有的签名信息很多,例如公司名称、公司网址、公司业务、个人姓名、所属部门、岗位、电话、座机等等;

有的很简洁,只写了个人姓名、电话。

签名信息是有必要的,这是对发件人的身份的一个简单介绍,在遇到情况时对方也能通过签名的信息尽快联系到发件人。

至于签名信息应该包括哪些内容,可以根据收件人和邮件内容来取舍。

可以设置多个签名,在发送给公司外部人员或者日常交流不多的同事时采用较详细版本,在公司内部或者经常联系的同事间可以采取简洁的姓名+电话形式。

微信沟通注意事项

目的明确,尽量少兜圈子

如果说收到的最让人炸毛的微信消息是什么,那必然是一句无头无尾的“在么?”,类似的还有“在干嘛?”。

尤其是工作中,如果有事需要交流,不如直接说清楚来意,这样对于提高双方的工作效率都有好处,弯弯绕绕反而让人心里没底和厌烦。

注意时间

一方面是发消息的时间,如果不是紧急情况或者工作特性,尽量不要在深夜等休息时间消息轰炸;

另一方面是回复消息的时间,有关工作的微信消息尽量及时回复,

如果是需要很久才能确认或完成的工作,不要等到做好了再回,这样对方也不知道你看没看到消息,可以先表示自己已收到,将会尽快确认/完成。

注意场合

注意场合也有两种情况

一,工作生活要分开

微信除了工作上的交流,也是大部分人生活中与亲人、朋友联络的工具,因此有许许多多的“手滑”发错了的现象。

发消息前一定要看清楚是发到哪里的呀!

尤其是群聊,工作群主要是用来交流工作的,偶尔的一两句日常交流没什么问题,但如果把工作群当闲聊群就不好了。

二,意见类的消息要注意群聊和私发

如果只是和谐地探讨交流关于某件事的看法当然没什么问题,但如果与同事或者领导的意见发生了冲突或发现了他们的错处,切忌在工作群内大谈特谈对方的缺点,让对方下不来台,不如换种方式,先私聊沟通一下情况。

谨慎使用长语音

文字是比语音更直白的信息传递方式。

对于发消息的人来说可能语音更方便,但对于接收消息的人而言,一般文字会更直白更准确,尤其是对方可能处于不方便收听语音的场景。

可以利用微信的语音转文字功能来实现消息形式的转化,若是语音转化功能不能很好地识别你的话,而且确实有很多内容需要表述,可以先文字询问一下对方是否方便收听语音,然后使用语音。

如果是很紧急的重要内容,为什么不直接打个电话呢?

邮件VS微信如何选?

对于回复性的消息而言,在哪个渠道收到的就在哪个渠道回复,如果有指明用什么方式回复,那依要求做就好。

那如果需要自己发送的,应该依据内容的特性来选择沟通方式。

内容的即时性、紧急性

如果是希望能够尽快告知或得到回复的即时性消息,更适合用微信进行沟通。再有更紧急的内容建议电话或当面交流。

内容的成熟度、正式性

如果是已经较完善的、具有总结性质的、需要长期储存的、正式性的内容更适合用邮件,而需要大量初步讨论、头脑风暴的内容建议选择微信这种更便捷日常的方式。

例如需要举办一项活动,在初期关于活动创意、形式的思维碰撞与交流通常在微信讨论,而经过讨论形成了系统的活动方案,适合将具有总结性质的方案通过邮件发给活动各方协作负责人。

内容的私密性

重要的、私密的工作内容建议通过邮件与相关负责人定向交流,还可以密件抄送,或者将邮件标记为私密,提醒收件方注意打开的时机以及保密。

其实邮件和微信两者也不完全分割,可以配合使用,例如需要通过邮件发送重要的正式信息,但又希望能够较快获得回应,可以发邮件后通过微信提醒一下对方注意查看邮箱。

除此之外,每个企业的文化和氛围也不同,邮件和微信如何选择,可以观察有经验的同事们是怎么做的,自己收到的邮件内容都是怎样的,大家平时又是如何在微信沟通的,他们是你最合适的职场老师。

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